Maze & Friends ist die Eventmarketing-Agentur aus Wien. Wir sorgen dafür, dass Konferenzen, Messen und Firmenevents vor dem Termin Anmeldungen, Aussteller und Sponsoren gewinnen und danach nicht in einem Fotoordner verschwinden. Das Programm ist deine Sache, das Publikum unsere.
Kurz gesagt: Maze & Friends, die Marketing-Agentur aus Wien, arbeitet für Veranstalter und Aussteller im DACH-Raum. Eventmarketing umfasst alles, womit eine Veranstaltung Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren gewinnt und über den Tag hinaus wirkt. Als Eventmarketing-Agentur übernimmt Maze & Friends die Vermarktung vor dem Event mit Landingpage, Anzeigen und E-Mail und den Content danach: Aftermovie, Interviews und Fotos.
Quelle: Firmendaten Maze & Friends.
Die Speaker sind bestätigt, die Location ist gebucht, und trotzdem bewegt sich die Anmeldezahl kaum. Am Programm liegt es selten. Meist sieht schlicht niemand, wie es dort sein wird, denn eine Textseite mit Agenda und Ticketbutton verkauft keine Konferenz. Was fehlt, ist der Beleg: Bilder, Stimmen und Zahlen der letzten Ausgabe, die aus „interessant“ ein „ich buche“ machen.
Nach dem Event wird es nicht besser. Hunderte Fotos landen in einem Ordner, der Aftermovie kommt drei Wochen später, wenn niemand mehr darüber spricht, und die Sponsoren bekommen eine PDF mit Logos statt eines Nachweises ihrer Sichtbarkeit. Für die nächste Ausgabe fängt die Vermarktung damit wieder bei null an.
Für Aussteller gilt dasselbe in Kurzform: Der Stand kostet, die Kontakte sind da, und nach der Messe passiert mit ihnen wenig. Ob sich die Messe gerechnet hat, entscheiden das Material vom Stand, die Gespräche und die Nachfass-Kette. Die Zahl der verteilten Kugelschreiber entscheidet es nicht.
Eine Seite, die verkauft: Nutzen vor Agenda, Stimmen und Bilder der letzten Ausgabe, Preise und Fristen klar, Anmeldung ohne Hürden. Mit Tracking bis zum Ticket, damit du siehst, welcher Kanal Anmeldungen bringt und welcher nur Besuche.
Kampagnen auf LinkedIn und Meta an genau die Zielgruppe, die kommen soll, dazu E-Mail-Strecken für Frühbucher, Erinnerung und Last Call. Budget und Botschaft schichten wir nach Anmeldungen um, nicht nach Gefühl.
Sponsorenmappe und Ausstellerunterlagen mit Reichweite, Zielgruppe und Belegen aus dem Vorjahr statt Logo-Wand und Preisliste. Nach dem Event bekommt jeder Partner seinen Nachweis: Fotos, Clips, Erwähnungen.
Aftermovie, Recap, Interviews und Eventfotos, rückwärts geplant von den Formaten, die du danach brauchst. Erste Clips, solange noch alle darüber reden, wie beim Austrian Business Angel Day für die aws oder beim RIZ UP GENIUS für die Vienna Region.
Aus einem Eventtag entstehen Speaker-Clips, LinkedIn-Karussells, Zitate und Fotos für zwölf Monate: Dank an Partner, Rückblick, Aufruf für Speaker, Frühbucher-Start. Die Vermarktung der nächsten Ausgabe beginnt dann mit fertigem Material.
Anmeldungen je Kanal, Kosten pro Ticket, Leads am Stand und was danach aus ihnen wird. Für Aussteller bauen wir die Nachfass-Kette mit, damit Kontakte nicht im Visitenkartenstapel enden.
Welches Format, welche Zielgruppe, welche Zahlen aus dem Vorjahr, welche Kanäle gibt es bereits? Danach bekommst du ein Fixangebot für Vermarktung, Eventtag oder beides.
Zuerst legen wir fest, welche Formate du nach dem Event brauchst, und arbeiten uns von dort zurück zu allem, was vorher laufen muss, von der Landingpage über Anzeigen und E-Mail bis zu den Sponsorenunterlagen. Daraus ergibt sich der Drehplan.
Landingpage, Kampagnen und E-Mail-Strecken gehen live. Anmeldungen werden je Kanal gemessen, Budget und Botschaft werden nach den Zahlen nachgeschärft.
Foto- und Videoteam vor Ort, abgestimmt mit Regie, Technik und Speakern. Interviews finden in Pausen statt, damit nichts das Programm stört.
Erste Clips, solange das Event Gesprächsthema ist, Fotos und Aftermovie nach dem vorher fixierten Lieferplan, dazu die Nachweise für Sponsoren und Partner.
Das Material wird nach Plan ausgespielt und bereitet die nächste Ausgabe vor. Laufende Betreuung mit drei Monaten Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar.
Wir organisieren keine Veranstaltungen. Location, Catering, Bühnentechnik, Messebau und Teilnehmermanagement bleiben bei dir oder bei einer Eventagentur, mit der wir gern zusammenarbeiten. Unsere Aufgabe ist, dass der Saal voll wird und das Event danach weiterarbeitet, und dafür reicht eine klare Schnittstelle zu dem Team, das den Tag verantwortet.
Content ohne Plan machen wir auch nicht. Ein Videograf, der den Abend dokumentiert und einen Ordner übergibt, ist für ein einmaliges internes Format oft völlig ausreichend, und das sagen wir dir auch so. Event Content im eigentlichen Sinn lohnt sich, wenn ein Format wiederkommt und Kanäle hat, auf denen das Material arbeiten kann.
Ausverkaufte Säle versprechen wir nicht. Eine Konferenz, deren Programm die Zielgruppe nicht interessiert, lässt sich mit Anzeigen nicht retten. Was wir versprechen, ist eine Vermarktung, die messbar ist, und ein Eventtag, aus dem mehr entsteht als Erinnerungsfotos.
Wiederkehrende Formate, die jedes Jahr Tickets, Speaker und Sponsoren neu gewinnen müssen. Das Material der letzten Ausgabe verkauft die nächste. Deshalb planen wir beides zusammen.
Messeveranstalter, die Aussteller und Besucher brauchen, und Unternehmen mit eigenem Stand, die aus Standkosten Aufträge machen wollen. Vorher neugierig machen, am Stand dokumentieren, danach nachfassen, mit einer Landingpage, die Besucher schon vor der Messe zum Termin führt.
Preisverleihungen, Accelerator-Abende, Jubiläen und Kundenevents, deren Wirkung über den Abend hinausreichen soll, wie bei unseren Projekten für die aws, die Vienna Region und die Wirtschaftsagentur Burgenland. Der aws bringt das mehr qualifizierte Anfragen für ihre hochwertigen Events.
Ein Event wird zweimal bewertet: an der Anmeldezahl und an dem, was danach weiterarbeitet. Daran und an diesen vier Punkten kannst du uns messen.
Landingpage, Anzeigen, Foto und Video am Eventtag und der Content danach kommen aus demselben Team. Wer im Saal filmt, weiß, welche Clips die Vermarktung der nächsten Ausgabe braucht.
Die Senior-Leute aus dem Erstgespräch arbeiten auch an deinem Event, von der Landingpage bis zum Recap. Das bremst unser Wachstum. Wir nehmen es in Kauf.
Anmeldungen je Kanal, Kosten pro Ticket, Leads am Stand. Budget und Botschaft schichten wir nach diesen Zahlen um, nicht nach Gefühl.
Für ein einmaliges internes Format reicht oft ein Videograf, der den Abend dokumentiert. Das sagen wir dir, bevor wir ein größeres Paket anbieten.
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Eventmarketing ist alles, was eine Veranstaltung bekannt macht und ihr Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren bringt. Der Begriff hat zwei Bedeutungen: das Marketing für ein Event und das Event selbst als Marketinginstrument, mit dem ein Unternehmen Kunden und Partner an sich bindet. Beides folgt derselben Logik: eine Zielgruppe, die kommen soll, eine Botschaft, die hängen bleibt, und Material, das nach dem Tag weiterarbeitet. Dazu gehören Landingpage, Anzeigen, E-Mail, Sponsorenunterlagen sowie Fotos, Interviews und Aftermovie.
Eventmanagement organisiert die Veranstaltung, Eventmarketing sorgt dafür, dass sie Teilnehmer bekommt und wirkt. Zum Management gehören Location, Technik, Catering, Ablauf und Teilnehmerverwaltung, also alles, was am Tag funktionieren muss. Zum Marketing gehören Zielgruppe, Botschaft, Landingpage, Anzeigen, Sponsorengewinnung und der Content, der vor dem Event verkauft und danach den Beleg liefert. Viele Eventagenturen decken beides ab, meist mit Schwerpunkt Organisation. Maze & Friends übernimmt nur die Marketing-Seite und arbeitet dafür mit deinem Team oder deiner Eventagentur zusammen.
Eine Eventagentur plant und organisiert Veranstaltungen: Konzept, Location, Technik, Catering, Ablauf und Personal am Tag. Wir organisieren keine Events. Wir vermarkten sie und dokumentieren sie so, dass das Material danach weiterarbeitet: Landingpage und Kampagnen vor dem Event, Foto- und Videoteam am Tag, Aftermovie, Interviews und Beiträge danach. Beides ergänzt sich gut, deshalb arbeiten wir gern neben einer Eventagentur, die den Tag verantwortet, während wir den Saal füllen und die Wirkung verlängern.
Eine Veranstaltung verkauft Tickets, wenn Interessenten vorher sehen, wie es dort sein wird. Dafür braucht es eine Kette: eine Landingpage, die Nutzen vor Agenda stellt, Belege aus dem Vorjahr, klare Preise und Fristen, dann Anzeigen und E-Mails an genau die Zielgruppe, die kommen soll. Frühbucher-Phasen schaffen Verbindlichkeit, Speaker und Partner teilen vorbereitete Beiträge, und das Tracking zeigt laufend, welcher Kanal Anmeldungen bringt. Wer nur einen Ticketlink postet, bekommt Besuche, aber keine Buchungen.
Die Vermarktung der nächsten Ausgabe beginnt am besten direkt nach der laufenden, mit Fotos, Clips und Zitaten, solange die Teilnehmer noch darüber sprechen. Dann folgen Frühbucher-Phase, Speaker-Ankündigungen und Partnerbeiträge in Etappen, damit über Monate Gründe entstehen, sich jetzt anzumelden. Die intensivste Phase mit Anzeigen und E-Mail-Strecken liegt in den letzten Wochen vor dem Termin. Wer erst dann startet, bezahlt für Reichweite, die vorher organisch entstanden wäre.
Zum Eventmarketing gehören Maßnahmen vor, während und nach der Veranstaltung. Vorher sind das eine Landingpage mit Tracking, Anzeigen auf LinkedIn und Meta, E-Mail-Strecken für Frühbucher und Erinnerung, Beiträge von Speakern und Partnern sowie Unterlagen für Aussteller und Sponsoren. Am Tag entstehen Fotos, Interviews, kurze Clips und der Aftermovie. Danach folgen Dank an Partner, Recap, Speaker-Clips und der Sichtbarkeitsnachweis für Sponsoren, bis die Frühbucher-Phase der nächsten Ausgabe beginnt.
Die Kosten hängen davon ab, ob wir nur den Eventtag begleiten, nur die Vermarktung übernehmen oder beides. Beim Content bestimmen Drehtage, Teamgröße, Zahl der Interviews und Schnittfassungen den Aufwand, bei der Vermarktung sind es Landingpage, E-Mail-Strecken, Anzeigenproduktion und das Werbebudget, das direkt an die Plattformen fließt. Mehrtägige Events, mehrere Bühnen und Lieferung noch am selben Tag kosten mehr als ein Abend mit einem Team. Das Fixangebot bekommst du nach dem Erstgespräch, ohne versteckte Posten.
Aussteller und Sponsoren gewinnst du mit Belegen statt mit einer Preisliste. Beide wollen wissen, wer kommt, wie viele, aus welchen Branchen und mit welcher Reichweite vor und nach dem Event. Eine Sponsorenmappe mit Fotos, Clips und Zahlen der letzten Ausgabe zeigt, was ein Partner bekommt; gute Pakete enthalten Sichtbarkeit vor dem Event, am Tag und danach. Nach dem Event braucht jeder Partner seinen Nachweis. Partner, die ihren Nutzen sehen, verlängern, und das ist die günstigste Akquise.
Eine Konferenz braucht meist beides, im B2B trägt aber der Recap mehr. Der Aftermovie verkauft die Stimmung: kurz, schnell geschnitten, gemacht für Anzeigen und die Landingpage der nächsten Ausgabe. Der Recap verkauft die Inhalte: Themen, Speaker und Stimmen der Teilnehmer, also genau das, weswegen dein Publikum kommt. Beides entsteht aus demselben Dreh, wenn der Tag darauf geplant ist. Für das RIZ UP GENIUS der Vienna Region haben wir zum Recap ein LinkedIn-Karussell in der Bildsprache des Kunden gebaut.
Clips und Fotos wirken am stärksten, solange das Event noch Gesprächsthema ist. In dieser Phase teilen Teilnehmer Beiträge, Sponsoren wollen ihren Nachweis, und Medien greifen Material auf. Deshalb liefert Maze & Friends erste Clips und eine Auswahl Fotos früh, den Aftermovie nach dem Lieferplan, den wir vor dem Event fixieren. Auf Wunsch schneiden wir bereits während des Events, sodass ein Clip am selben Abend online gehen kann, was ein zweites Teammitglied und Freigaben in Echtzeit braucht und deshalb vorab geplant wird.
Aus einem Event wird Content für zwölf Monate, wenn der Dreh rückwärts von den späteren Formaten geplant ist. Gebraucht werden Speaker-Clips, Interviews, Zitate, Fotos der Partner, Stimmen der Teilnehmer, Aftermovie und Recap. Diese Bausteine werden nach Plan ausgespielt: Dank an Partner, Rückblick, Aufruf für Speaker, Frühbucher-Start, Ankündigung des Programms. Ein Videograf, der nur den Abend filmt, liefert dafür zu wenig Material. Deshalb entscheidet die Vorbereitung, nicht der Schnitt.
Vier Projekte von Maze & Friends zeigen, wie Eventmarketing und Event Content zusammenspielen. Für die aws entstand der Eventfilm zum Austrian Business Angel Day 2025 mit fünf Interviews, Aftermovie und Reel. Beim RIZ UP GENIUS 2026 der Vienna Region waren es 40 Fotos, drei Interviews, ein Recap und ein LinkedIn-Karussell. Die Eventfotografie bei zwei Accelerator-Events der Wirtschaftsagentur Burgenland brachte mehr Interesse an den Programmen. Für Ghezzo Events entstand ein Website-Film über Konferenzen und Seminare.
Den Erfolg von Eventmarketing misst du in drei Phasen: vorher, am Tag und danach. Vor dem Event zählen Anmeldungen je Kanal und Kosten pro Ticket, am Tag Leads und Gespräche, danach die Reichweite des Materials, verlängerte Partnerschaften und was aus den Kontakten wird. Für Aussteller entscheidet die Kette nach der Messe: Wie viele Kontakte wurden nachgefasst, wie viele wurden zu Terminen und Aufträgen? Voraussetzung ist ein Tracking von der Anzeige bis zur Anmeldung und eine Liste, in der keine Leads verschwinden.
Für ein Event, das wiederkommt oder Partner hat, brauchst du beides, am besten als abgestimmtes Team. Fotos liefern Partner-Nachweise, Pressebilder und LinkedIn-Material, Video liefert Aftermovie, Interviews und Clips. Ein Eventfotograf allein bringt keine Stimmen, ein Videograf allein zu wenige Fotos für die Nachbereitung. Für ein einmaliges internes Format reichen oft Fotos und ein kurzer Clip. Wichtig ist, dass das Team die späteren Formate kennt und sich mit Regie und Technik abstimmt.
Noch Fragen offen?
Im Erstgespräch beantworten wir, was hier offenbleibt, und sagen dir ehrlich, ob wir zu deinem Vorhaben passen.
Im kostenlosen 30-Minuten-Gespräch klären wir, wo deine Vermarktung hakt und was der Eventtag liefern soll. Danach bekommst du ein Fixangebot: Beratung, die auch umsetzt.
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